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Datenschutz

Datenschutzerklärung für Kunden und Nutzer von 100 Worte gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(Stand 17.06.2022)

Einleitung

Die Europäische Union hat im Rahmen der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Rahmenbedingungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten ab Mai 2018 neu gefasst. Da der Datenschutz für die 100 Worte Sprachanaylse GmbH (im folgenden „100Worte“) den höchsten Stellenwert hat, erfolgt jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der neuen Verordnung sowie den entsprechenden Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Mit dieser Datenschutzerklärung möchte unser Unternehmen die Öffentlichkeit sowie betroffene Personen über Art, Umfang und Zweck der von uns bei Betroffenen erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 DSGVO informieren und Sie über die ihnen zustehenden Rechte aufklären.

Aufbau der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist wie folgendermaßen aufgebaut:
n der Übersicht (A) werden wichtige Begrifflichkeiten, Verantwortliche und Ansprechpartner definiert und über Empfänger der Daten, Rechte und die Dauer der Speicherung aufgeklärt. Im darauffolgenden Teil erklären wir im Detail die von 100Worte vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge (B), deren jeweiligen Datenumfang, Zweck und die zugehörigen Rechtsgrundlagen. Im dritten Teil erhalten Sie Auskunft über die von 100Worte ausgewählten Auftragsverarbeiter (C).
100Worte hat zahlreiche Maßnahmen umgesetzt, um Ihnen einen möglichst lückenlosen Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.

A) Übersicht
Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung die in Artikel 4 der DSGVO definierten Begriffe: Personenbezogene Daten, betroffene Person, Verarbeitung, Einschränkung der Verarbeitung, Pseudonymisierung, für die Verarbeitung Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Empfänger, Dritter und Einwilligung. Nachzulesen z.B. unter https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/
Da 100Worte ein auf Datenverarbeitung im B2B-Bereich spezialisiertes Unternehmen ist, haben wir analog dazu weitere Begriffe definiert, die Ihnen das Verständnis der folgenden Erklärungen vereinfachen sollen:
Als öffentlich verfügbare Daten definiert 100Worte im Sinne von Art. 14. Abs. 2 f DSGVO alle Daten, Informationen und Einträge, welche über öffentliche Quellen direkt (z.B. durch einen Link) oder indirekt (z.B. durch eine Abfrage) für jedermann abrufbar oder einsehbar sind. Beispiele für öffentliche Quellen sind: Internetseiten, Newsportale, Blogartikel, öffentlich geteilte Beiträge und Profile aus Social- Media sowie öffentliche Datenbanken von Fachportalen, dem Handelsregister, des Bundesanzeigers oder der Wikipedia.

100Worte definiert Daten als mit geschäftlichem Bezug, wenn diese einem geschäftlichen Zweck, wie der Ansprache von Kunden, Interessenten oder Talenten zugeordnet werden können. Zum Beispiel kann eine verarbeitete Nachricht den Namen der Firma, sowie den Namen des Senders und Empfängers enthalten; genauso wie ein öffentliches Social-Media Profil (z.B. bei LinkedIN) den Namen des Arbeitgebers enthalten.

A1) Für die Verarbeitung Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle ist die Geschäftsleitung der: Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:

Simon Tschürtz, co-CEO
Telefon +4916096696826
E-Mail: simon.tschuertz@100worte.de

DataCo GmbH
089 442 550 - 62649
kontakt@dataguard.de

A2) Welche Quellen und Daten nutzt 100Worte zu welchem Zweck?
Wenn 100Worte personenbezogene Daten direkt bei Ihnen als Betroffenem erhebt, dann geschieht dies aus einem der drei folgenden Gründe:

  • Sie besuchen die 100Worte-Webseite
  • Sie sind Interessent und haben Daten im Rahmen einer Anfrage / Kontaktaufnahme an uns übermittelt.
  • Sie haben sich als Nutzer bei 100Worte registriert oder sind Kunde aus einem Vertragsverhältnis.

Eine Nutzung der Internetseiten von 100Worte ist grundsätzlich auch ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Jedoch werden in diesem Fall Daten über Ihr Nutzungsverhalten gesammelt. Welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie Sie dies ggf. verhindern können, erfahren Sie im Abschnitt B1. Im Fall von Interessenten kommen zusätzlich alle Daten hinzu, welche Sie an uns im Rahmen ihrer Anfrage übermittelt haben. Je nach Inhalt Ihrer Anfrage, können diese kurz oder sehr umfangreich sein, mehr erfahren Sie im Abschnitt B2. Als bei 100Worte registrierter Nutzer oder Kunde ergänzen wir die zuvor genannten Daten noch um zur Erfüllung Ihres Vertrags relevante Informationen wie z.B. Rechnungsdaten. Näheres erfahren Sie in Abschnitt B3.

A3) Auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten die vorab skizzierten personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

  • zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratung, die Bereitstellung von Online-Software oder die Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen umfassen. Alle Einzelheiten jedes Verarbeitungsvorgangs können Sie Abschnitt B entnehmen.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten bereits vor der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages oder auch darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Einige Beispiele:

  • Betrieb unserer Webseite und Optimierung unserer Angebote im Internet
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren der Kundenansprache
  • Werbung, Marketing und Vertrieb, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs; Beseitigung von Fehlern und Störungen
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Geschäfts- und Risikosteuerung und Controlling
  • Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
  • Veranstaltungsmanagement

Im Abschnitt B sind weitere Verarbeitungsvorgänge gemäß dieser Rechtsgrundlage entsprechend gekennzeichnet.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Das klassische Beispiel für eine explizite Einwilligung ist der Empfang von Newslettern wie in B2.4 dargestellt. Aber auch weitere Verarbeitungsvorgänge in Abschnitt B basieren auf dieser Rechtsgrundlage.

Sofern 100Worte kraft Gesetz zur Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtet ist, können davon auch personenbezogene Daten betroffen sein. Ein Beispiel dafür sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungsdaten wie in Abschnitt B3.5 dargestellt.

A5) Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf mehrere Jahre angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, eine erteilte Einwilligung besteht auch über Vertragsende hinaus oder eine Interessenabwägung kommt zu dem Ergebnis, dass für eine weitere Speicherung ein berechtigtes Interesse von 100Worte besteht, welche die zu erwartenden Einschränkung des Betroffenen überwiegt. Dabei ist jedoch die Intention des Gesetzgebers nach Datensparsamkeit zu berücksichtigen. Detaillierte Angaben zur Speicherdauer einzelner Verarbeitungsvorgänge finden Sie in Abschnitt B.

A6) Wer bekomme meine Daten / Wer sind die Empfänger?
Die Empfänger der bei Betroffenen erhobenen Daten sind die jeweils zuständigen Mitarbeiter von 100Worte (z.B. aus der Kundenberatung, dem Vertrieb, der Personalabteilung oder der Technik) sowie die von 100Worte beauftragten Auftragsverarbeiter (Dienstleister, Toolanbieter und Erfüllungsgehilfen – für eine genaue Auflistung siehe Abschnitt C). Für den Fall, dass Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z.B. wenn Sie eine Referenz zu 100Worte abgeben) können auch andere Nutzer oder Interessenten von 100Worte die gegenständlichen Daten (im Beispiel: ihren Namen, Ihre Position und ein Zitat) erhalten. Darüber hinaus können öffentliche Stellen Empfänger sein, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder sonstiger Gründe (z.B. richterlicher Beschluss) erhalten müssen.

A7) Eigene Verarbeitung von Daten durch 100Worte in Deutschland
Sofern 100Worte Daten selbst speichert oder verarbeitet, so geschieht dies ausschließlich auf selbstverwalteten Servern, die in ausgesuchten deutschen Rechenzentren gehostet werden (siehe hierzu Abschnitt „C. Hosting“).

A5) Lösch- und AufbewahrungsfristenA8) Weitergabe an Drittstaaten / Verarbeitung der Daten durch externe Dienste
Bei der Auswahl von geeigneten Dienstleistern für die externe Datenverarbeitung arbeiten wir nur mit geprüften und gegebenenfalls zertifizierten Anbietern zusammen, die sich zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien und der nationalen datenschutzrechtlichen Gesetzeslage verpflichtet haben. Dabei prüfen wir, ob eine entsprechende Zertifizierung zum sicheren Umgang mit Daten vorliegt. Soweit für ein Drittland durch die Europäische Kommission das Vorliegen eines angemessenen Schutzniveaus nicht festgestellt worden ist, sehen wir angemessene Garantien vor, um einen adäquaten Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise durch den Abschluss von Datenverarbeitungsverträgen, die EU- Standarddatenschutzklauseln (2010/87/EU und/oder 2004/915/EG) enthalten und nach Ansicht der Europäischen Kommission angemessene Garantien bieten (abrufbar unter: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international- transfers/transfer/index_en.htm), erfolgen. Alle Dienstleister, bei denen ein Transfer von personenbezogenen Daten in Drittstaaten möglich ist, werden gesondert in Abschnitt C) aufgezählt. Zudem besteht eine vertragliche Verpflichtung aller Unternehmen, die in unserem Auftrag Daten von Betroffenen verarbeiten (Auftragsverarbeiter) in Form eines AVV. Alle relevanten Auftragsverarbeiter finden Sie unter C.

A9) Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m § 19 BDSG). Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Falls Sie von Ihrem Beschwerderecht Gebrauch machen wollen, besuchen Sie bitte die Internetseite https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ für weitere Informationen.

A10) Verzicht auf „Profiling“
Profiling beschreibt eine Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, bestimmte persönliche Aspekte wie Gesundheit oder persönliche Vorlieben zu bewerten, zu analysieren oder vorherzusagen. 100Worte verzichtet auf automatische Entscheidungsfindungen und Profiling, das Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten kann.
A11) Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services.

B) Verarbeitungsvorgänge
Die Verarbeitungsvorgänge von personenbezogenen Daten erfolgen in drei verschiedenen Bereichen, die in den folgenden Abschnitten B1 – B3 ausführlich dargestellt werden:

B1) Website-Besucher und Nutzer ohne vorherige Registrierung
Eine Nutzung der Internetseiten und der Apps von 100Worte ist grundsätzlich auch ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Jedoch werden in diesem Fall über verschiedene Tools Daten über Ihr Nutzungsverhalten gesammelt. Welche Daten zu welchem Zweck gesammelt werden und wie Sie dies ggf. verhindern können, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten:

B1.1) Webanalyse
100Worte führt selbst und mit Hilfe von externen Dienstleistern (vgl. Abschnitt C1) verschiedene Arten der Webanalyse durch. Die dabei erfassten Daten erfüllen unterschiedliche Zwecke für 100Worte:

Zweck:
Die erhobenen Daten werden unter anderem benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseiten und Apps korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite sowie die Werbung für diese zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten, (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen, (5) den Zugang und die Nutzung des Webauftritts zu erleichtern, (6) die Qualität der User-Experience zu erhöhen sowie (7) vom Nutzer angelegte Sessions aufrechtzuerhalten.

Ermittelte Daten:
Erfasst werden können dabei (1) die verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) der vom zugreifenden System verwendete Gerätetyp, die Bildschirmgröße und das verwendete Betriebssystem, (3) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte „Referrer“), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) sowie ggf. der zugehörige Anschlussort, (7) der Internet-Service- Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen. Obwohl hier Ihr Name nicht erfasst wird, könnten diese Daten doch genutzt werden um Sie ggf. zu identifizieren.
Rechtsgrundlage Webanalyse: Rechtsgrundlage der eingesetzten Techniken (siehe unten) und für die Verarbeitung der so erfassten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Demnach haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die oben „ermittelten Daten“ zu verwenden. Unser Interesse ergibt sich aus den oben in „Zweck“ dargelegten Verwendungszwecken. Durch entsprechend vorliegende Auftragsverarbeitungsverträge sind wir zudem dazu berechtigt, bei der Verarbeitung mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Diese haben sich, wie bereits erwähnt, zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

Speicherdauer und Widerspruch:
Die Dauer der Speicherung bemisst sich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht. Gesonderte Regelungen werden in den folgenden Abschnitten separat erläutert.
Eingesetzte Techniken: Für die Webanalyse benutzen wir unterschiedliche Techniken auf unserer Webseite:

B1.1.a) Cookies
Die Internetseiten der 100Worte verwendet eigene und externe Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Diese ermöglichen uns, die Benutzer unserer Internetseite wiederzuerkennen. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es uns, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden. Durch den Einsatz von Cookies kann 100Worte den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären.

Speicherdauer und Widerspruch bei Cookies:
Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar. Wird ein Cookie gesetzt, so ist dieses so lange gültig, wie dies für den Zweck des Cookies und in Abwägung mit den Rechten des Betroffenen sinnvoll ist.
Sie können dem Setzen von Cookies durch externe Anbieter individuell unter dem in Abschnitt C1 und C2 jeweils aufgeführten Links widersprechen.

B1.1.b) Logfiles
Die Internetseiten und Softwaretools von 100Worte erfassen bei jedem Aufruf durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von Protokolldaten. Diese werden in den sog. „Logfiles“ des betreffenden Servers gespeichert. Die so erhobenen Daten und Informationen werden mit dem Ziel ausgewertet, den Betrieb und den Datenschutz sicherzustellen und die Sicherheit unserer Systeme zu erhöhen. Nur so können wir ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherstellen. Die Speicherdauer hängt dabei von der Kategorie der so erfassten Daten ab und kann zwischen wenigen Stunden und mehreren Monaten liegen. Die Analyse der Daten von nicht registrierten Benutzern erfolgt dabei in aggregierter und/oder anonymisierter Form.

B1.1.c) Zählpixel
100Worte setzt auf seiner Webseite Zählpixel zur Statistikerfassung ein. Diese werden zum Beispiel verwendet, damit bei der Optimierung von Webseiten herauszufinden, ob eine Variante A oder Variante B zu einer größeren Benutzerzufriedenheit führt.
Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in eine Internetseite eingebettet wird, um eine Logdatei-Aufzeichnung (vgl. B1.1b) und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen, um in der Folge eine statistische Auswertung durchzuführen.

B1.1.d) Pseudonymisierte User-IDs
Mit Hilfe pseudonymisierter User-IDs ist es möglich, Daten, Sitzungen und Interaktionen über mehrere Geräte hinweg einem Nutzer zuzuordnen und so dessen Aktivitäten geräteübergreifend zu analysieren. Die pseudonymisierten User-IDs werden zu einem Cookie hinzugefügt. Diese Technik wird derzeit nur von unseren Werbedienstleistern verwendet, z.B. um Besuchern unserer Seite später an anderer Stelle Werbung von 100Worte anzeigen zu können.

B1.2) Werbe-Dienstleister
100Worte betreibt Werbung im Internet, um auf die eigenen Lösungen und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Beispiele hierfür sind Anzeigen in Suchmaschinen und in verschiedenen Werbenetzwerken. Gelangt eine betroffene Person über eine Werbe- Anzeige auf unsere Internetseite, wird auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person durch den Werbedienstleister oder durch 100Worte ein sogenanntes Conversion-Cookie abgelegt. Außerdem können Statistiken mit Hilfe eines Zählpixels vgl. B1.1.c erhoben werden. Bei der Datenerhebung werden verschiedene Daten zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet:

Zweck:
Die erhobenen Daten werden unter anderem verwendet, um (1) personalisierte Werbung einzublenden, (2) irrelevante Werbung zu verbergen, (3) Werbung nur für potentielle Interessenten anzuzeigen, (4) den Erfolg einer Werbekampagne zu messen, (5) zukünftige Werbeanzeigen zu verbessern sowie (6) zur Einblendung von interessenrelevanter Werbung auf den Internetseiten von Dritten.
Ermittelte Daten: Erfasst werden neben den bereits in B1.1 beschriebenen ermittelten Daten (1) – (8) auch (9) Einstiegsseiten / Absprungseiten und Klickpfade (10) die Verweildauer auf Unterseiten sowie (11) die Häufigkeit wiederkehrender Besuche.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für die hier dargestellte Verarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Demnach haben wir ein berechtigtes Interesse, für unser Unternehmen zu werben und dabei auch die beschriebenen Techniken einzusetzen. Unser berechtigtes Interesse die ermittelten Daten zu verarbeiten, ergibt sich aus den dargelegten Verwendungszwecken.

Speicherdauer und Widerspruch:
Neben den oben beschriebenen, allgemein gültigen Regeln gilt: Ein Conversion-Cookie verliert nach dreißig Tagen seine Gültigkeit und dient nicht zur Identifikation der betroffenen Person. Die betroffene Person kann das Setzen von Cookies durch unsere Internetseite, wie oben bereits dargestellt, jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des Internetbrowsers verhindern und damit Cookies dauerhaft widersprechen.

B1.3) Content Delivery Networks (CDNs)
100Worte verwendet Content Delivery Networks (CDNs) um den Nutzern das schnellere Laden und die einheitliche Darstellung der Webseite zu ermöglichen (Zweck). Dabei werden verschiedene standardisierte Inhalte, darunter

  • Webfonts / Schriftarten
  • Icons / Icon-Fonts
  • Javascript- / CSS- / und weitere sog. Libraries

von externen CDN Anbietern bereitgestellt. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Inhalte in Ihren Browsercache, um Texte, Icons und Schriftarten und Interaktive Elemente korrekt anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist hierbei ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Mit welchen externen Anbietern wir zusammenarbeiten, wie deren ladungsfähige Anschriften lauten und welche Daten dabei genau erhoben werden (in der Regel Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Aufrufs), erfahren Sie unter Abschnitt C4.

B1.5) Video Player / Screensharing
Wie bieten auf unserer Webseite Inhalte in Videoform und Möglichkeiten zur Bildschirmübertragung (Screensharing) an, zum Beispiel um Interessenten eine Demonstration unserer Software zu zeigen oder Bewerbern einen Einblick in unser Unternehmen zu bieten (Zweck). Dazu ist es notwendig, dass wir mit Anbietern von Video-Plattformen zusammenarbeiten. Mit welchen externen Videoanbietern wir zusammenarbeiten, wie deren ladungsfähige Anschriften lauten und welche Daten dabei genau erhoben werden (in der Regel Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Aufrufs), erfahren Sie unter Abschnitt C5. Rechtsgrundlage ist hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

B1.6) Einsatz von Apps und Plugins
100Worte bietet seine Angebote auch über diverse externe Partner und Plattformen an. In diesem Fall ist für eine Nutzung eine Registrierung nötig (vgl. dazu die Regelungen und Rechtsgrundlagen aus B3).
Im Folgenden bieten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Klassen:

B1.6.a) Browser Plugins
Wir bieten unseren Nutzern an, 100Worte als Addon/Plugin fest in Ihren Browser (z.B. Chrome oder Edge) zu installieren. Dies ermöglicht ein besseres Nutzererlebnis, da direkt zusätzliche Informationen zur vom Nutzer aktuell aufgerufenen Internetseite aus 100Worte geladen werden können (Zweck). Damit dies möglich ist, gewährt der Nutzer 100Worte mit der Installation Zugriff auf Daten seines Browsers (z.B. zu den URLs der aufgerufenen Webseiten und Tabs). Rechtsgrundlage ist hierbei die Zustimmung des Benutzers mit der Installation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) der DSGVO. Bezüglich des Datenschutzes in ihrem Browser, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Hersteller (z.B. Google oder Microsoft).

B1.6.b) Software-Integrationen
100Worte arbeitet mit verschiedenen Partnern zusammen, welche eine Integration von 100Worte in deren Software ermöglichen (z.B. in die CRM-Systeme von Salesforce oder Microsoft Dynamics). Wenn Sie eine solche Integration installieren, können wir Ihnen 100Worte Informationen direkt in diesen Systemen anzeigen (Zweck). Damit dies möglich ist, gewährt der Nutzer 100Worte mit der Installation Zugriff auf Daten aus der Software (z.B. Kommunikationsinformationen des Kontakts, die im CRM gespeichert wurden). Dabei werden keine personenbezogenen Daten aus den Partnersystemen bei 100Worte gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Zustimmung des Benutzers mit der Installation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) der DSGVO. Bezüglich des Datenschutzes der Partner-Software selbst, wenden Sie sich bitte an den Hersteller (z.B. Salesforce oder Microsoft).

B2) Interessenten, die uns im Rahmen einer Anfrage Daten übermitteln
Wenn Sie mit 100Worte in Kontakt treten, wenn Sie uns eine Anfrage senden oder wenn Sie bestimmte Angebote und Dienste unseres Unternehmens in Anspruch nehmen möchten, kann hierfür die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig sein. Beispiele hierfür sind (nicht abschließend):

  • Sie fordern ein Whitepaper, eine Preisliste oder ein anderes Dokument an.
  • Sie tragen sich zum Empfang unseres Newsletters ein.
  • Sie kontaktieren unser Serviceteam oder unser Vertriebsteam.
  • Sie bewerben sich auf eine unserer Stellenanzeigen.
  • Sie testen eine Software oder eine App und teilen uns hierfür Ihre Daten mit.

Bei einer solchen Anfrage unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten nach der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO zu dem Zweck zu, Ihnen die angeforderten Inhalte, Auskünfte oder Leistungen anzubieten. Ferner können wir uns ggf. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO berufen.
Im Folgenden beschreiben wir nun zunächst die unterschiedlichen Wege der Kontaktaufnahme (B2.1) und welche Daten dabei erfasst werden. Anschließend erläutern wir Ihnen die verschiedenen Typen von Systemen, welche wir zu Verarbeitung dieser Daten einsetzen (B2.3) und wie die Entscheidungen zur Speicherdauer / Löschung in diesen Systemen getroffen wird. Sofern wir hier externe oder Cloud Anbieter verwenden, finden Sie Information zu diesen in Abschnitt C).
Die Abschnitte B2.4 – B2.6 beschreiben im Detail, drei wichtige Verarbeitungsvorgänge mit besonderen Anforderungen:

  • Anmeldung für Newsletter und den Empfang von Werbung (B2.4)
  • Übersendung von Bewerbungsunterlagen (B2.5)
  • Kontakt zu Marketing- und Vertriebszwecken (B2.6)

B2.1) Wege der Kontaktaufnahme

B2.1.a) Per Webformular
Wenn Sie von 100Worte ein Whitepaper herunterladen, eine Preisliste anfordern oder eine unserer Apps installieren (Zweck), müssen Sie ein Webformular ausfüllen und hierzu auch personenbezogene Daten angeben. Welche personenbezogenen Daten dabei an 100Worte übermittelt werden, bestimmen Sie durch Ihre Eingaben in das jeweilige Formular selbst. In der Regel erfragen wir als Pflichtfelder bestimmte Personen- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon und ihr Unternehmen).
Zusätzlich werden Informationen aus der Webanalyse (B1.1) übertragen und Ihrer Anfrage beigefügt (z.B. auf welcher Seite Sie das Formular abgesendet haben, oder ob Sie zuvor eine Google-Suche durchgeführt haben). Beim Absenden des Formulars müssen Sie der Verarbeitung dieser Daten gemäß der Rechtsgrundlage DSGVO Art. 6 Abs. 1. a) zustimmen.

B2.1.b) Per E-Mail
Wenn Sie mit 100Worte per E-Mail kommunizieren, z.B. über eine zentrale Mailbox wie info@100Worte.de oder mit einer bestimmten Person im Unternehmen (person@100Worte.de) so übermitteln Sie uns dabei Daten wie Ihre Absenderadresse, Informationen die im Inhalt oder Ihrer Signatur stehen (z.B. Ihre Position und Kontaktdaten), allgemeine Daten wie den Versandzeitpunkt sowie spezielle Daten, welche Sie ggf. in einer Anlage übertragen (im Fall von Bewerbungen z.B. Ihren Lebenlauf). Daten, die Sie uns so übermitteln, werden von 100Worte zum Zweck der Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anfrage in Systemen gemäß B2.3 elektronisch verarbeitet. Dabei berufen wir uns als Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1. b) bzw. Art. 6 Abs. 1. f) der DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, einen effizienten Service zu gewährleisten.

B2.1.c) Per Telefon
Wenn Sie mit 100Worte oder einem unserer Mitarbeiter telefonieren, erfassen wir dabei bestimmte Verkehrs- und Kommunikationsdaten wie die verwendete Anschlusstelefonnummer. Ebenso sind unsere Mitarbeiter angehalten, den Gesprächsinhalt in unseren Systemen (vgl. B2.3) kurz zu protokollieren. Dabei berufen wir uns als Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1. f) der DSGVO. Der Zweck und unser berechtigtes Interesse dieser Datenerhebung ist es, unseren Service effizienter zu gestalten.

B2.1.d) Per Post
Wenn Sie mit 100Worte postalisch korrespondieren, erfassen wir dabei Daten zu Ihrer Absenderadresse und können die übersendeten Dokumente zur schnelleren Bearbeitung auch digitalisieren (Zweck) und in Systemen für Cloud-Storage (vgl. B2.4) ablegen. Dabei berufen wir uns als Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1. f) der DSGVO.

B2.1.e) Über persönlichen Kontakt
Sie können mit 100Worte auf Veranstaltungen, Vorträgen oder einer Messe in Kontakt kommen und uns dabei Ihre Daten hinterlassen z.B. in Form einer Visitenkarte. Die so erhobenen Daten werden von uns durch Übertragung in unser CRM-System digitalisiert zum Zweck Ihren Besuch und ggf. den zugehörigen Gesprächsinhalt zu protokollieren. Dabei berufen wir uns als Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1. b) bzw. Art. 6 Abs. 1. f) der DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, beim späteren Fortsetzen der Gespräche die Inhalte ihres Besuchs nutzen zu können.

B2.1.f) Chatsystem oder Social-Media Kanal
Weiterhin bieten wir die Möglichkeit mit unseren Beratern über ein Chat-System oder soziale Netzwerke in Kontakt zu kommen. Dabei können wir verschiedene Daten über Sie erhalten. Z.B. die IP-Adresse, das Benutzerprofil oder die Gerätenummer, von welcher ihre Anfrage ausgeht, sowie natürlich Daten, die Sie uns im Inhalt Ihrer Anfrage mitteilen. 100Worte ist gemäß Art. 6 Abs. 1. f) der DSGVO berechtigt diese Daten zu verarbeiten und mit bereits hinterlegten Daten zu verknüpfen (z.B. durch Speichern des Links zu Ihrem XING-Profil), zu dem Zweck eine schnelle und konsistente Beratungsqualität über alle Kanäle herzustellen. Eine genaue Auflistung der von uns eingesetzten externen Anbieter erhalten Sie im Abschnitt

C) Tools für Kommunikation.
B2.2) Überprüfung und Anreicherung Ihrer Daten
Um Anfragen bestmöglich beantworten zu können und unseren Datenbestand zu verifizieren und zu aktualisieren (Zweck) wird 100Worte gemäß DSGVO Art. 6 Abs. 1. f personenbezogene Daten ggf. durch Recherche und Anreicherung ergänzen (z.B. durch das Ergänzen der Briefanrede oder der Zuordnung einer Position oder Abteilung). Als Quellen verwenden wir hierzu öffentlich verfügbare Daten, die wir von Dritten erhalten. Eine Nutzung der so angereicherten Daten erfolgt nur im Rahmen in Abschnitt B2 und B3 genannten Zwecke. Die Nutzung für eine werbliche Ansprache erfolgt nur, wenn uns eine entsprechende Legitimation vorliegt.

C) Tools für Kommunikation.
2.2) Überprüfung und Anreicherung Ihrer Daten
Um Anfragen bestmöglich beantworten zu können und unseren Datenbestand zu verifizieren und zu aktualisieren (Zweck) wird 100Worte gemäß DSGVO Art. 6 Abs. 1. f personenbezogene Daten ggf. durch Recherche und Anreicherung ergänzen (z.B. durch das Ergänzen der Briefanrede oder der Zuordnung einer Position oder Abteilung). Als Quellen verwenden wir hierzu öffentlich verfügbare Daten, die wir von Dritten erhalten. Eine Nutzung der so angereicherten Daten erfolgt nur im Rahmen in Abschnitt B2 und B3 genannten Zwecke. Die Nutzung für eine werbliche Ansprache erfolgt nur, wenn uns eine entsprechende Legitimation vorliegt.

B2.3) Systeme zur Verarbeitung der Daten

B2.3.a) E-Mail-Systeme
Zur Bearbeitung von Anfragen im Sinne von B2.1.b aber auch zur weiteren Kommunikation mit Kunden, Nutzern, Interessenten und Partnern verwenden wir, wie jedes andere Unternehmen auch, verschiedene Systeme für den Empfang und Versand von E-Mails. Dabei weisen wir Sie in der E-Mail-Kommunikation auf die Anwendung dieser Datenschutzrichtlinie hin. Eine Liste der dabei genutzten externen Anbieter erhalten Sie in Abschnitt C6.

B2.3.b) CRM-Systeme
Im Rahmen der berechtigten Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne von B2 und B3 kann 100Worte diese in einer Datenbank oder einem CRM-Systeme verwalten. Welchen externen Anbieter wir hierfür verwenden erfahren Sie in Abschnitt C7. In regelmäßigen Abständen (in der Regel einmal im Jahr) prüft der Datenschutzbeauftragte, welche Altbestände an personenbezogenen Daten nicht mehr für den Zweck benötigt werden und veranlasst deren Löschung.

B2.3.c) Ticket-Systeme / Support-Systeme
Ein Ticket- oder Support-System ist ein auf die Abarbeitung von Support-Anfragen spezialisiertes System. Wenn Ihre Daten (in der Regel durch Senden einer E-Mail) von einem solchen System erfasst werden, erhalten Sie eine Bestätigung und eine Ticket-Nummer. Dabei weisen wir Sie auf die Anwendung dieser Datenschutzrichtlinie hin. Eine Liste der von uns genutzten externen Systeme erhalten Sie ebenfalls in Abschnitt C6. Da über diese Systeme auch vertragsgegenständliche Kommunikation z.B. zum Stand einer Leistungserfüllung durchgeführt werden, richtet sich die Speicherdauer nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und kann bis zu 10 Jahre betragen.

B2.4.d) Cloud Storage
In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, Ihre Daten auf einem Cloud-Speicher abzulegen, z.B. verwenden wir dies im Fall von individueller Auftragsbearbeitung oder zur versionssicheren Archivierung von Rechnungen. Eine Liste der von uns genutzten externen Cloud Storage Dienste erhalten Sie ebenfalls in Abschnitt C10. Da über diese Systeme auch vertragsgegenständliche Dokumente abgelegt werden, richtet sich die Speicherdauer nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und kann bis zu 10 Jahre betragen.

B2.4) Newsletter
Den Nutzern von 100Worte wird die Möglichkeit eingeräumt, den Newsletter unseres Unternehmens zu abonnieren. Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung des Newsletters übermittelt werden, ergibt sich aus der von Ihnen hierzu verwendeten Anmeldemaske. 100Worte informiert Kunden, Interessenten und Geschäftspartner in regelmäßigen Abständen im Wege eines Newsletters über Angebote und aktuellen Entwicklungen des Unternehmens (Zweck).
Der Newsletter unseres Unternehmens kann von der betroffenen Person grundsätzlich nur dann empfangen werden, wenn (1) die betroffene Person über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt und (2) die betroffene Person sich für den Newsletterversand registriert. An die erstmalig eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt- In-Verfahren versendet. Diese Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob der Inhaber der E-Mail-Adresse als betroffene Person den Empfang des Newsletters autorisiert hat. Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die genutzte IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.
Die Rechtsgrundlage bildet die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Außerdem könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes erforderlich ist.

Speicherdauer:
Die Daten werden so lange gespeichert, wie eine Einwilligung zum Newsletterversand von Seiten des Betroffenen vorliegt. Sollte der Betroffene seine Einwilligung zurückziehen, werden die Daten so schnell wie möglich gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage zur weiteren Speicherung der Daten (z.B. eine bestehende Kundenbeziehung) vorliegt. Eine Liste der von uns genutzten externen Systeme für den Versand von E-Mail-Kommunikation inklusive der dazugehörigen ladungsfähigen Anschriften und den Möglichkeiten zum individuellen Widerspruch erhalten Sie in Abschnitt C6.
Ferner findet sich zum Zweck des Widerrufs der Einwilligung in jedem Newsletter ein entsprechender Link (Unsubscribe / Abmeldung). Natürlich nehmen wir diesen Wunsch auch jederzeit auf anderem Weg entgegen (z.B. per E-Mail).

B2.5) Bewerbungen und Bewerbungsverfahren
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung erfolgt dabei in der Regel auf elektronischem Wege. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail (vgl. B2.3.a) an uns übermittelt. In unseren Stellenangeboten und auf der Karriere/Jobs Seite, weisen wir Bewerber auf die Datenverarbeitung gemäß dieser Datenschutzerklärung hin. Rechtsgrundlage bildet Art. 6 Abs. 1 b DSGVO. Der Betroffene hat durch Versand seiner personenbezogenen Daten zum Zweck der Bewerbung eine vorvertragliche Maßnahme eingeleitet. Für die Verwaltung von eingegangenen Bewerbungen verwenden wir externe Systeme, genauere Informationen in Abschnitt C8. Widerspruch und Speicherung: Kommt ein Anstellungsvertrag mit einem Bewerber zustande, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.
Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, werden die Daten noch weitere sechs Monate gemäß § 61 b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG gespeichert. Ggf. erbitten wir eine gesonderte Einwilligung zur Verlängerung der Speicherdauer auf zwei Jahre. Bei Herstellung des Kontaktes über einen Vermittler / eine Agentur werden die Daten bis zum Vertragsablauf zur Prüfung von Provisionsansprüchen gespeichert.

B2.6) Kontaktaufnahme zu Marketing- und Vertriebszwecken
Ein berechtigtes Interesse von 100Worte besteht unter anderem darin, seine Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und zu vertreiben. Demnach ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und dem Erwägungsgrund 47 DSGVO ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund gegeben die zuvor erhobenen personenbezogenen Daten auch dazu zu verwenden, betroffene Personen über die in B2.1 beschriebenen Kanäle zu unseren Leistungen zu beraten, ihnen bedarfsgerechte individuelle Angebote zu erstellen und unsere Systeme (B2.3) zu nutzen, um ihnen eine angenehme Kommunikation zu ermöglichen, insbesondere um zu häufige oder irrelevanten Kontaktierungen zu verhindern (Zweck).
Im Rahmen der vom Gesetzgeber geforderten Interessensabwägung wird der für die Datenverarbeitung Verantwortliche diese nur dann zu Marketing und Vertriebszwecken nutzen, wenn (1) eine Anfrage des Betroffenen vorausgegangen ist, die ein Interesse vermuten lässt oder (2) der Betroffene eine Kontaktmöglichkeit der Allgemeinheit öffentlich zugänglich gemacht hat (vgl. DSGVO Art. 14 Abs 2 lit. f) und aus seiner Rolle oder Tätigkeit heraus ein Interesse an der Nutzung jener Kontaktmöglichkeit hergeleitet werden kann oder wenn (3) ein aktueller Anlass besteht, der ein konkretes berechtigtes Interesse an der Kontaktaufnahme durch den Verantwortlichen begründet.
Bei der Form und Nutzung der Kanäle der Kontaktaufnahme hält sich der Verantwortliche an die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. 100Worte richtet sich in seiner Tätigkeit und somit auch in der vertrieblichen Ansprache ausschließlich an Unternehmen (B2B) – Verbraucher und Endkunden werden von 100Worte nicht kontaktiert.
Dauer:
Die Daten werden zum oben genannten Zweck so lange gespeichert, wie sie zur Vertragserfüllung oder Vertrags- anbahnung erforderlich sind oder so lange ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht. Als Betroffener können Sie jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten und Widerspruch gegen die Speicherung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen (vgl. auch das Dokument „Rechte von Betroffenen“ in unserer Datenschutzzentrale).

B3) Registrierte Kunden / registrierte Nutzer von 100Worte
Als registrierten Kunden oder registrierten Nutzer bezeichnet 100Worte solche betroffenen Personen, welche per Registrierung einen 100Worte Login angefordert und darüber einen 100Worte Benutzer-Account erhalten haben. Die Registrierung ist dabei über verschiedene Wege möglich: Online via Formular über die Webseite, per E-Mail, über eine App, ein Plugin oder eine Software- Integration (vgl. hierzu auch B1.6) sowie durch Annahme eines erhaltenen Angebots oder über die Einladung des Benutzers durch einen seiner dazu berechtigten Kollegen.
Wir beschränken uns bei der Datenerhebung auf die für ihre Verwendung der 100Worte Software (Zweck) notwendigen Daten, diese sind: Name, Anrede, Kontaktdaten (Telefon, Email), Spracheinstellung, Zeitzone und die Zugehörigkeit zum Unternehmen. Ebenso Daten zum jeweiligen Unternehmen (Name, Anschrift, Branche, Größe). Falls die Registrierung online erfolgt, können analog zur Ziffer B2.1.a zusätzliche Informationen aus der Webanalyse (B1.1) übertragen und der Anfrage beigefügt werden (z.B. auf welcher Seite Sie die Registrierung abgesendet haben, oder ob Sie zuvor eine Google-Suche durchgeführt hatten).
Im Fall einer kostenpflichtigen Auftragserteilung wird von dem Benutzer, welcher zum Administrator bestimmt wird, noch die Angabe eines Rechnungsempfängers gefordert. Hierbei kann jedoch auch eine Abteilung oder Geschäftsstelle angegeben werden.
Maßgeblich für das Zustandekommen der Registrierung ist, dass der Benutzer die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von 100Worte akzeptiert und der Verarbeitung seiner Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung zustimmt. Um dies nachzuweisen, verwendet 100Worte ein digitales Double-Opt-In Verfahren analog zur Anmeldung für den Newsletter (vgl. B2.4).

  • Falls die Registrierung im Rahmen einer Auftragserteilung zustande kommt, kann die Zustimmung zu den AGB und zur Datenverarbeitung gemäß dieser Datenschutzerklärung für alle betroffenen Benutzer des Unternehmens auch vom Auftraggeber zentral eingeholt und an 100Worte gesammelt bestätigt werden.
  • Ob ein Auftrag kostenpflichtig abgeschlossen wurde oder nicht ist hierbei unerheblich. Auch ein kostenloser Test-Account für einen begrenzten Zeitraum oder eine Registrierung um damit bestimmte geschützte Inhalte von 100Worte begründet insofern einen gültigen Vertrag und somit eine gültige Registrierung.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von registrierten Nutzern, insbesondere der im Folgenden beschriebenen Unterpunkte bilden Art. 6 Abs. 1 lit. a) & b) DSGVO. Insofern ersetzt diese Rechtsgrundlage auch andere in referenzierten Abschnitten genannte Artikel wie z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da nunmehr eine explizite Zustimmung und ein Vertrag zumindest jedoch eine Vertragsanbahnung vorliegt.
Speicherdauer und Widerspruch: Alle personenbezogenen Daten registrierter Nutzer werden so lange gespeichert wie der Benutzer- Account besteht bzw. gemäß § 257 Abs. 4 HGB noch sechs Jahre nach der letztmaligen Kommunikation / dem letzten Login des Benutzers. Die Daten werden von 100Worte gelöscht, wenn sie für den für die Verarbeitung erhobenen Zweck nicht mehr notwendig sind.

B3.1) 100Worte Account Manager (100WAM)
Jeder bei 100Worte registrierte Benutzer erhält gemäß Ziffer 3.2 der 100Worte AGB einen Zugang zu einer durch Passwort gesicherten Arbeitsumgebung. Diese besteht neben den 100Worte Produkten auch aus dem sog. 100Worte Account Manager (im Folgenden „100WAM“). In diesem Login-Bereich ist der Benutzer in der Lage Daten zu seiner Person einzusehen und jederzeit selbst zu ändern, die im Rahmen der Registrierung gespeichert wurden. Der 100WAM wird von 100Worte selbst betrieben und richtet sich nach den Regelungen gemäß A7. Die Speicherung der Daten erfolgt dabei durch unsere Hosting-Provider (C11).

B3.2) Kundenbetreuung / Kundenservice
Eine professionelle Kundenbetreuung von registrierten Kunden und Nutzern ist uns sehr wichtig und Teil des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und 100Worte. Damit wir Ihnen bei Anfragen, Problemen und Kontaktaufnahme effizient weiterhelfen können (Zweck), ist es notwendig bestimmte Daten zu verarbeiten. Dazu zählen neben Ihren Kontaktdaten und ggf. gemäß B2.2 angereicherten Informationen, auch Dokumentationen zu durchgeführten Beratungen und das Erheben von Nutzungsdaten (z.B. welche Anfrage Sie ausgeführt haben, als ein bestimmter Fehler aufgetreten ist). Dabei nutzen wir die in Abschnitt B2.3 beschriebenen Systeme zur Verarbeitung Ihrer Daten und die in B2.1 beschriebenen Wege der Kommunikation, die auch von externen Dienstanbietern angeboten werden können. Eine Auflistung der genauen Auftragsverarbeiter inklusive ladungsfähiger Anschriften und Details zum Widerspruch erhalten Sie in Abschnitt C.

B3.3) Ergänzende Angebote an registrierte Nutzer und Kunden
100Worte wird, analog zu B2.6 jedoch gemäß der in B3 genannten Rechtsgrundlage, die Daten registrierter Kunden und Nutzer auch verwenden, um diese über weitere Angebote, Schulungen und Events zu informieren, welche von 100Worte selbst durchgeführt werden und zu dem vom Nutzer gewählten Vertrag passen oder gemäß der bisherigen Nutzung für den Betroffenen von 100Worte als relevant erachtet werden. Zweck dessen ist der Ausbau der Vertragsbeziehung und eine angenehmere Kommunikation durch Auswahl von für den Nutzer passenderen Angeboten. Der Betroffene kann der Verwendung seiner Daten zu diesem erweiterten Zweck jederzeit durch einfache Erklärung (z.B. per E-Mail oder Mitteilung an einen 100Worte Mitarbeiter) widersprechen.

B3.5) Rechnungslegung
Wenn uns Lieferanten eine Rechnung senden oder wir Kunden im Zusammenhang mit einer Vertragsabwicklung eine Rechnung senden, können darauf auch personenbezogene Daten gespeichert sein, wie z.B. der Rechnungsempfänger oder ein Ansprechpartner der Geschäftsleitung oder Buchhaltung. Da die ordnungsgemäße Verarbeitung von Rechnungen eine rechtliche Verpflichtung von 100Worte darstellt, ist die Rechtsgrundlage in diesem Fall Artikel 6 Abs. 1 c DSGVO. Speicherung:
Die Dauer der Speicherung von Rechnungen bemisst sich anhand der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Gemäß § 257 HGB Absatz 4 müssen diese zehn Jahre gespeichert werden. Die Verarbeitung der Daten findet in eigenen Systemen bei 100Worte statt und ist durch Maßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik umfassend geschützt. Eingangsrechnungen werden von 100Worte digitalisiert und per Cloud-Storage versionssicher archiviert (vgl. C10). Zur Abwicklung der folgenden Buchhaltung arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, siehe hierzu C9.
C) Auftragsverarbeiter
Im Nachfolgenden finden Sie eine Auflistung aller externen Dienstleister, welche auf unserer Webseite eingebunden sind oder welche von uns als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden und deren beschriebenen Techniken in dieser Datenschutzerklärung referenziert wurden. Sofern dies notwendig ist, besteht mit allen genannten Anbietern und 100Worte ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag. Für viele der folgenden Systeme gilt: Sie können das Setzen von Cookies, wie in B1.1.a bereits dargestellt, jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung Ihres Browsers verhindern und bereits gesetzte Cookies löschen. Wenn Sie dies tun, weisen wir Sie darauf hin, dass Sie möglicherweise nicht alle 100Worte Funktionen vollumfänglich werden nutzen können. Wenn Sie Ihr Gerät wechseln, müssen Sie in dem Fall die beschriebenen Schritte erneut ausführen.

C1) Web-Analyse Dienstleister
Google Analytics
Betreibergesellschaft: Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA – hier auch „Google“. Daten und Techniken: Google Analytics verwendet Cookies (siehe auch B1.1.a). Die so erzeugten Informationen über Ihre Benutzung der Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Wir haben zudem auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „anonymizeIP“ erweitert. Dies garantiert die Maskierung Ihrer IP-Adresse, sodass alle Daten anonym erhoben werden. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Information benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseiten-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseiten-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen.
Widerspruch: Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie ein Browser Add-On installieren. Folgen Sie dazu den Anweisungen unter: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
Datenschutz: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de bzw. https://policies.google.com/?hl=de Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Google werden Daten auf Servern in den USA gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Google verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln innerhalb ihrer Datenverarbeitungsbedingungen zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen erhalten Sie unter: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de

LinkedIn Insight Tag
Betreibergesellschaft: LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA Daten und Techniken: Das LinkedIn Insight-Tag ist ein kleiner JavaScript-Codeausschnitt, den wir unserer Webseite hinzugefügt haben. Das LinkedIn Insight-Tag ermöglicht das Sammeln von Daten zu den Besuchen auf unserer Webseite, einschließlich URL, Referrer-URL, IP-Adresse, Geräte- und Browsereigenschaften, Zeitstempel und Seitenansichten. Diese Daten werden verschlüsselt, innerhalb von sieben Tagen anonymisiert und die anonymisierten Daten werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht. LinkedIn teilt keine personenbezogenen Daten mit uns, sondern bietet nur zusammengefasste Berichte über die Webseiten-Zielgruppe und die Anzeigeleistung.
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung des LinkedIn Insight Tags werden keine personenbezogenen Daten in Drittstaaten gespeichert
Widerspruch: Folgen Sie den Anweisungen unter: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out
Datenschutz: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Google Tag Manager
Betreibergesellschaft: Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA – hier auch „Google“. Daten und Techniken: Google Tag Manager ist ein Tag-Management-System für Webseiten und unterstützt beim Nachladen weiterer Tools. Google schreibt dazu: „Zur Überwachung der Stabilität und Leistung des Systems können mit Google Tag Manager aggregierte Daten zur Tag-Auslösung erfasst werden. Diese Daten enthalten keine IP-Adressen oder anderen nutzerspezifischen Kennungen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden könnten. Anders als bei Daten in Standard-HTTP-Anfrageprotokollen, die alle innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt gelöscht werden, werden mit Google Tag Manager keine Informationen über Besucher der Properties unserer Kunden erfasst, gespeichert oder geteilt. Das gilt auch für die URLs besuchter Seiten.“
Datenschutz: https://support.google.com/tagmanager/answer/9323295?hl=de bzw. https://policies.google.com/?hl=de.

C2) Werbedienstleister

Google Adwords
Betreibergesellschaft: Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.
Daten und Techniken: Wir haben auf unserer Internetseite Google AdWords integriert. Google AdWords ist ein Dienst zur Internetwerbung, der es Werbetreibenden gestattet, sowohl Anzeigen in den Suchmaschinenergebnissen von Google als auch im Google-Werbenetzwerk zu schalten. Google AdWords ermöglicht es einem Werbetreibenden, vorab bestimmte Schlüsselwörter festzulegen, mittels derer eine Anzeige in den Suchmaschinenergebnissen von Google ausschließlich dann angezeigt wird, wenn der Nutzer mit der Suchmaschine ein schlüsselwortrelevantes Suchergebnis abruft. Hierbei wird ein sog. „Conversion-Cookie“ gesetzt. Durch das Conversion-Cookie können sowohl wir als auch Google nachvollziehen, welche Unterseiten eine betroffene Person, die über eine AdWords-Anzeige auf unsere Internetseite gelangt ist, besucht hat. Außerdem werden Statistiken erstellt, welche den Erfolg einer Adwords Anzeige nachvollziehbar machen und auf deren Grundlage Optimierungen für nachfolgenden Kampagnen durchgeführt werden können.
Mittels des Conversion-Cookies werden personenbezogene Informationen, beispielsweise die durch die betroffene Person besuchten Internetseiten, gespeichert. Bei jedem Besuch unserer Internetseiten werden demnach personenbezogene Daten, einschließlich der IP-Adresse des von der betroffenen Person genutzten Internetanschlusses, an Google in den Vereinigten Staaten von Amerika übertragen. Diese personenbezogenen Daten werden durch Google in den Vereinigten Staaten von Amerika gespeichert. Google gibt diese über das technische Verfahren erhobenen personenbezogenen Daten unter Umständen an Dritte weiter.
Widerspruch: Ein von Google AdWords bereits gesetztes Cookie kann jederzeit über den Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Ferner besteht für die betroffene Person die Möglichkeit, der interessenbezogenen Werbung durch Google zu widersprechen. Hierzu muss die betroffene Person von jedem der von ihr genutzten Internetbrowser aus dem Link www.google.de/settings/ads aufrufen und dort die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Datenschutz: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy
gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Google verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln innerhalb ihrer Datenverarbeitungsbedingungen zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen erhalten Sie unter: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de

Bing Ads
Betreibergesellschaft: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Daten und Techniken: Auf unseren Seiten verwenden wir das Conversion Tracking „Bing Ads“. Die Funktionsweise ist hierbei dieselbe wie bereits bei Google-Adwords erklärt und wird deswegen der Einfachheit halber nicht erneut erläutert.
Widerspruch: Ein von Bing Ads bereits gesetztes Cookie kann jederzeit über den Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Weiterhin können Sie unter http://choice.microsoft.com/de-DE/opt-out Ihren Widerspruch zu der interessenbezogenen Werbung durch Microsoft erklären.
Datenschutz: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Microsoft werden Daten auf Servern in den USA gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Microsoft verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide.

Facebook Ads / Facebook Pixel
Betreibergesellschaft: Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA, bzw. falls Sie in der EU ansässig sind, Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Daten und Techniken: Innerhalb unseres Onlineangebotes wird das sog. "Facebook-Pixel" des sozialen Netzwerkes Facebook eingesetzt. Mit Hilfe des Facebook-Pixels ist es Facebook zum einen möglich, die Besucher unseres Onlineangebotes als Zielgruppe für die Darstellung von Anzeigen (sog. "Facebook-Ads") zu bestimmen. Dementsprechend setzen wir das Facebook-Pixel ein, um die durch uns geschalteten Facebook-Ads nur solchen Facebook-Nutzern anzuzeigen, die auch ein Interesse an unserem Onlineangebot gezeigt haben oder die bestimmte Merkmale (z.B. Interessen an bestimmten Themen oder Produkten, die anhand der besuchten Webseiten bestimmt werden) aufweisen, die wir an Facebook übermitteln. Das Tracking hierbei erfolgt über ein Cookie. Spezielle Informationen und Details zum Facebook-Pixel und seiner Funktionsweise erhalten Sie im Hilfebereich von Facebook:
https://www.facebook.com/business/help/651294705016616.
Widerspruch: Sie können der Erfassung durch den Facebook-Pixel und Verwendung Ihrer Daten zur Darstellung von Facebook-Ads widersprechen. Um einzustellen, welche Arten von Werbeanzeigen Ihnen innerhalb von Facebook angezeigt werden, können Sie die von Facebook eingerichtete Seite aufrufen und dort die Hinweise zu den Einstellungen nutzungsbasierter Werbung befolgen: https://www.facebook.com/settings?tab=ads. Die Einstellungen erfolgen plattformunabhängig, d.h. sie werden für alle Geräte, wie Desktopcomputer oder mobile Geräte übernommen.
Datenschutz: https://www.facebook.com/policy.php.
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Facebook werden Daten auf Servern in den USA gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Facebook verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen zum Datenschutz bei Facebook erhalten Sie unter:
https://www.facebook.com/business/gdpr

C3) CDN / Content Delivery Networks
Google Web Fonts
Betreibergesellschaft: Google Inc, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA.
Daten und Techniken: Siehe Beschreibung unter B1.4. Informationen unter https://developers.google.com/fonts/faq
Datenschutz: https://developers.google.com/terms/ bzw. https://policies.google.com/?hl=de
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Google werden Daten auf Servern in den USA gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Google verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln innerhalb ihrer Datenverarbeitungsbedingungen zur Einhaltung der europäischen
Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen erhalten Sie unter:
https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de
Accelerated mobile pages (AMP)
Betreibergesellschaft: Google Inc, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA.
Daten und Techniken: Siehe Beschreibung unter B1.4. Weitere Informationen unter https://www.ampproject.org/.
Datenschutz: https://developers.google.com/amp/cache/policies bzw. https://policies.google.com/?hl=de
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Google werden Daten auf Servern in den USA
gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Google verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln innerhalb ihrer Datenverarbeitungsbedingungen zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen erhalten Sie unter:
https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de

C5) Video Player / Screensharing
YouTube
Betreibergesellschaft: YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.
Daten und Techniken: Durch jeden Aufruf einer YouTube-Komponente (YouTube-Video), wird der Internetbrowser auf dem System der betroffenen Person automatisch veranlasst, ein Scriptcode von YouTube herunterzuladen. So erhalten YouTube und Google Kenntnis darüber, welche konkrete Unterseite durch die betroffene Person besucht wird. Sofern die betroffene Person gleichzeitig bei YouTube eingeloggt ist, kann YouTube den Seitenbesuch dem Account des Betroffenen zuordnen; dies ist unabhängig davon, ob die betroffene Person ein YouTube-Video anklickt oder nicht.
Datenschutz: https://support.google.com/youtube/answer/2801895?hl=de&ref_topic=2803240 und
https://support.google.com/youtube/answer/7585465?visit_id=1-636626676584164516-780080012&rd=1
Datentransfer in Drittstaaten: Im Rahmen der Nutzung von Produkten von Google werden Daten auf Servern in den USA gespeichert. Diese Daten sind wie oben beschrieben anonymisiert. Google verpflichtet sich durch die Standarddatenschutzklauseln innerhalb ihrer Datenverarbeitungsbedingungen zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen erhalten Sie unter: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de

C6) Tools für Kommunikation
Microsoft Office 365 / Outlook
Betreibergesellschaft: Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399, USA Daten und Techniken: 100Worte verwendet Lösungen von Microsoft zur E-Mail- und Termin-Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten (siehe auch B2.1.bB2.1.b) Per E-Mail). Mehr: https://products.office.com/de-de/business/office Datenschutz: https://privacy.microsoft.com/de-de.
Datentransfer in Drittstaaten: Die Daten werden gemäß der von 100Worte getroffenen Einstellungen in der Regel in der EU verarbeitet. Falls dennoch eine Übertragung der Daten in die USA erfolgt, so verpflichtet sich Microsoft durch die Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/offering-eu-model-clauses?view=o365-worldwide

C7) Tools für Kontaktdatenverwaltung / CRM
Hubspot
Betreibergesellschaft: HubSpot, Inc. 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA
Daten und Techniken: 100Worte verwendet Lösungen von Hubspot um Kontakt- und Kundendaten zu speichern. Vergleiche auch B2.3.b. Mehr Informationen zu Hubspot: https://hubspot.de/
Datenschutz: https://legal.hubspot.com/de/dpa
Datentransfer in Drittstaaten: Die Daten werden gemäß der von 100Worte getroffenen Einstellungen in der Regel in der EU verarbeitet. Falls dennoch eine Übertragung der Daten in die USA erfolgt, so verpflichtet sich Hubspot durch die Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung der europäischen Datenschutzrichtlinien. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter: https://legal.hubspot.com/de/dpa.

C9) Tools für die Rechnungslegung
DATEV
Betreibergesellschaft: DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 – 14, 90429 Nürnberg, GenRNr.70
Daten und Techniken: 100Worte nutzt DATEV zur B3.5) Rechnungslegung. Dabei werden die Rechnungsempfänger als Mandaten in DATEV gespeichert.
Datenschutz: https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/
Datentransfer in Drittstaaten: laut Anbieter nicht vorgesehen.

C11) Hosting Provider
T-Systems Deutschland GmbH (OTC)
Betreibergesellschaft: T-Systems International GmbH 60528 Frankfurt am Main, Hahnstraße 43d
Daten und Techniken: 100Worte verwendet die OTC für den Betrieb von Webservern und Infrastruktur z.B. für die eigenen Webseiten und Angebote.
Datenschutz: https://open-telekom-cloud.com/de/sicherheit/datenschutz-compliance
Datentransfer in Drittstaaten: Nein, die Server werden in Deutschland betrieben.

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