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Die Organisation eines Recruiting-Teams kann erheblich die Kommunikation, das Zuhören und das gegenseitige Verständnis innerhalb des Teams sowie die Beziehung zu den Kunden beeinflussen. Lass uns zusammen die beiden Varianten, die du bewertest, durchsehen und analysieren, welche Auswirkungen, Herausforderungen und potenziellen Ergebnisse jede Wahl mit sich bringt.

Projektbasiertes Recruiting vs. Spezialisierung: Welches Modell passt zu deinem Team?

Variante 1: Project-Based Recruiting Team 

In diesem Rahmen kümmert sich jeder Recruiter um den gesamten Recruiting-Prozess von der ersten bis zur letzten Phase für ein konkretes Projekt oder einen Kunden.

Das heißt, dass ein Recruiter folgende Tätigkeiten übernimmt

  • Ein einfühlsames Gespräch mit dem Kunden führen, um die Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen
  • Auf Kandidaten zugehen und in einem offenen Austausch mit ihnen kommunizieren
  • Kandidaten durch gezielte Gespräche und Interviews auswählen
  • Gemeinsam mit dem Kunden die Vertragsbedingungen besprechen und festlegen
  • Die Beziehung zu den Kunden während des gesamten Verfahrens pflegen und unterstützen.

Vorteile

1. Vollständiges Verständnis

Recruiter erhalten einen umfassenden Überblick über die Bedürfnisse des Kunden und den Recruiting-Prozess, was zu fundierteren Einstellungsentscheidungen führt. Indem sie während der gesamten Zeit von der Briefing-Phase bis zum endgültigen Vertrag involviert sind, bleiben sie engagiert und behalten die Kontrolle.

2. Beständiges Engagement

Das durchgehende Engagement unterstützt Recruiter, eine enge Beziehung zu den Kunden zu pflegen, wodurch die Kommunikation einfacher wird und die Erwartungen gleichbleibend sind. 

3. Vereinfachtes Management

Wenn ein einzelner Recruiter für alle Aspekte zuständig ist, wird es einfacher, den Fortschritt und die Verantwortlichkeiten zu kontrollieren. Es steht ihnen frei, ihre Taktiken zu modifizieren, basierend auf dem, was sich als effektiv herausstellt, was die Anpassung der Methoden erleichtert

4. Individueller Ansatz

Durch die enge Zusammenarbeit der Recruiter mit dem Kunden können sie ihre Methoden an die besonderen Bedürfnisse und die Unternehmenskultur des Kunden anpassen, was zu besser passenden Einstellungen führt. 

Schwierigkeiten

1. Überlastung durch zu viele Fertigkeiten

Der umfassende Bereich an Aktivitäten kann die Recruiter überfordern. Sie könnten hervorragend darin sein, Kandidaten zu identifizieren, aber Schwierigkeiten bei den Vertragsverhandlungen haben – oder umgekehrt. Manchmal kann die Ausrichtung auf einen bestimmten Bereich die Qualität und Geschwindigkeit steigern, doch diese Struktur unterstützt dies nicht

2. Verzögerungen bei erheblicher Arbeitslast

Eine hohe Anzahl an Einstellungen und herausfordernden Positionen kann durch diese Methode Verzögerungen verursachen. Wenn ein Recruiter zahlreiche Aufgaben übernehmen muss, kann er zu einem Engpass werden, insbesondere bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Projekte. 

3. Schwierig zu skalieren

Diese Strategie kann es auch herausfordernd gestalten, innerhalb größerer Unternehmen oder bei schnellem Wachstum zu wachsen, da einzelne Recruiter, die mehrere Kunden und Aufgaben verwalten, zu Inkonsistenzen und Erschöpfung führen können.


Wahl 2: Recruiting-Team, das auf der Wertschöpfungskette basiert 

In diesem Modell sind unterschiedliche Teammitglieder an bestimmten Schritten des Recruiting-Prozesses beteiligt. Hier wird die Kooperation und der Austausch von Informationen betont, um den Prozess effizient zu gestalten. Die Aufgaben werden zwischen den Teammitgliedern aufgeteilt, sodass jeder auf seine besonderen Stärken setzen kann. Beispiele:

  • Sourcing-Team: Verantwortlich für die gezielte Ansprache von Kandidaten und den Aufbau einer ersten Beziehung.
  • Recruiting-Team: Richtet sich auf die empathische Durchführung von Interviews und die sorgfältige Analyse der Kandidaten.
  • Vertrags-/Kundenmanagement-Team: Übernimmt die Verhandlungen und kümmert sich um die Beziehung zu den Kunden bezüglich der Vertragsdetails.

Vorteile

1. Spezialisierung

Jedes Teammitglied wird zum Fachmann in seinem jeweiligen Schwerpunktbereich, wodurch die allgemeine Qualität der Arbeit erhöht wird. Ein Sourcing-Spezialist kann seine gesamte Zeit darauf verwenden, die optimalen Kandidaten zu identifizieren, während ein Verhandlungsspezialist sich auf den Abschluss von Verträgen fokussieren kann.

Diese Struktur erlaubt eine schnellere Abwicklung der Kandidaten. Während ein Team sich auf das Sourcing spezialisiert, kann ein anderes Team die Interviews oder das Vertragsmanagement durchführen, wodurch mehrere Schritte gleichzeitig ablaufen können, was die Time-to-Hire reduziert. 

2. Verbesserte Skalierbarkeit

Diese Vorgehensweise lässt sich gut skalieren, insbesondere in großen Firmen oder wenn eine zügige Einstellung erforderlich ist. Es ist leichter, neue Teammitglieder in eine bestimmte Rolle (wie Sourcing oder Interviewführung) einzuarbeiten, als sie im gesamten Recruiting-Prozess auszubilden. 

3. Eindeutige Zuständigkeiten

Da jedes Team einen bestimmten Abschnitt des Prozesses bearbeitet, lassen sich Leistungskennzahlen eindeutig auf jedes Segment zurückführen. Es ist einfacher, einen Engpass beim Sourcing zu identifizieren und zu beheben.

Herausforderungen 

1. Getrennter Prozess und Kommunikation

Da mehrere Teams verschiedene Elemente verwalten, kann es zu Lücken oder Missverständnissen zwischen den Phasen kommen. Ohne präzises Management könnte dies zu einer Diskrepanz zwischen den Ansprüchen des Kunden und den Resultaten der Recruiter führen. 

2. Weniger intensiver Kundenkontakt

Da der Prozess unterteilt ist, haben Teammitglieder möglicherweise keinen ausführlichen Kontakt zu den Kunden. Das könnte dazu führen, dass die Bedürfnisse oder die Kultur des Kunden nicht klar sind, was weniger exakte Übereinstimmungen zur Folge hat. 

3. Geringere Eigenverantwortung

In einer segmentierten Wertschöpfungskette könnten Recruiter ein geringeres Verantwortungsgefühl für das Endergebnis der Einstellung haben, da sie nur einen Teil des Prozesses beaufsichtigen. Dies könnte die Motivation oder Arbeitszufriedenheit einiger Teammitglieder verringern, die es bevorzugen, den gesamten Recruiting-Prozess zu überblicken. 

4. Erhöhter Koordinationsaufwand

Dieses System erfordert eine intensive Koordination zwischen den verschiedenen Teams. Es ist wesentlich, dass die Übergaben zwischen Sourcing, Recruiting und Vertragsmanagement reibungslos ablaufen, was den Arbeitsablauf komplexer macht.


Welche Wahl solltest du treffen?

Die optimalste Alternative ist stark von den individuellen Bedürfnissen deiner Organisation, deiner Kundenbasis und dem Umfang deiner Rekrutierungsprozesse abhängig. Hier sind einige Aspekte, die du beachten solltest:

Variante 1: Ein projektfokussiertes Team ist ideal, wenn:

  • Dein Recruiting-Team ist dafür zuständig, hochspezialisierte Stellen zu besetzen, die ein umfassendes Verständnis des Unternehmens und der Kundenbedürfnisse erfordern.

  • Du hast weniger oder leichter handhabbare Projekte, sodass Recruiter den gesamten Prozess übernehmen können, ohne überfordert zu sein.

  • Um erfolgreich zu sein, ist der Aufbau starker Beziehungen zu Kunden für dein Unternehmen unerlässlich.

  • Flexibilität und Individualisierung sind bedeutender als eine hohe Effizienz bei großen Mengen.

Variante 2: Ein teamfokussiertes Modell auf Grundlage der Wertschöpfungskette eignet sich hervorragend, wenn:

  • Du die Recruiting-Aktivitäten aufgrund schnellen Wachstums oder großer Kundenanforderungen schnell skalieren musst.

  • Der Recruiting-Prozess muss hochgradig effizient sein, mit klaren Verantwortlichkeiten und Fachwissen in allen Bereichen.

  • Du ein hohes Volumen an Einstellungen hast und den Prozess beschleunigen musst, indem du parallel und nicht nacheinander arbeitest.

  • Du setzt auf hohe Effizienz und eine eindeutige Arbeitsteilung, wobei jede Person in ihrem Bereich ihr Bestes beiträgt.

  • Dein Ziel darin besteht, eine Balance zwischen Spezialisierung und kooperativer Teamarbeit zu finden.

Hybrider Ansatz

Einige Organisationen könnten durch einen hybriden Ansatz profitieren. Zum Beispiel könnten Recruiter bestimmten Kunden oder Projekten zugewiesen werden, aber mit spezialisierten Teams für bestimmte Aufgaben zusammenarbeiten. Ein Recruiter ist in der Lage, die Kundenbeziehung und die Interviews zu managen, muss jedoch auf ein separates Team für das Sourcing oder die Vertragsverhandlungen zurückgreifen. Damit lassen sich die Pluspunkte beider Modelle miteinander verbindenenge Kundenbeziehungen und Spezialisierung.

Fazit

Die Wahl der passenden Struktur für dein Recruiting-Team hängt davon ab, wie wichtig dir die empathische Kommunikation, das gegenseitige Verständnis und die enge Zusammenarbeit sind. Variante 1 unterstützt eine intensive Partnerschaft und persönliche Verantwortung, während Variante 2 die Bedeutung von Effizienz und Teamarbeit unterstreicht. Eine Kombination beider Ansätze könnte jedoch die Vorteile beider Welten zusammenbringen, indem sie intensive Beziehungen und spezialisierte Kooperation miteinander vereint.

 Zielst du auf eine dieser Alternativen ab oder erwägst du, einen hybriden Ansatz zu wählen, der beide Modelle auf harmonische Weise verbindet?

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